Veřejná správa

robotizace a automatizace ve veřejné správě

Co byste měli o robotech vědět

Automatizace přináší mnoho výhod v podobě zvýšené rychlosti, efektivity i kvality poskytovaných služeb. Je však důležité implementaci pečlivě naplánovat.
Image

Jakou RPA platformu vybrat?

S výběrem RPA softwaru je to trochu jako s koupí auta: budete vozit jen sebe a psa 1x týdně na chatu nebo chcete dodávku pro stavební firmu?

RPA softwary se liší nejen v tom, co umí, ale také v ceně. Budete automatizovat napříč celým úřadem? Pravděpodobně využijete nějaký „mercedes“ - dražší RPA software, který si poradí s celými frontami dokumentů apod. Nebo půjde jen o pár procesů pro potřebu konkrétních odborů? Nač platit drahé licence, když vám stejnou službu udělá Microsoft Power Automate Desktop. Aktuálním trendem je příklon k produktům typu Power Automate Desktop – už i velké komerční subjekty jako např. banky zkrátka hledají, jak za stejnou muziku zaplatit méně. Každopádně zde více než kde jinde platí: konzultujte s RPA specialistou. Tady jde o peníze. O hodně peněz.

Image

Jak je to z právního hlediska?

Při výběru procesu je třeba vždy mít na paměti, že robot nesmí „rozhodovat o člověku“ - to by se pochopitelně nelíbilo právníkům.

Tam, kde hrozí výše uvedené, může robot jen připravovat podklady, finální rozhodnutí provádí vždy člověk. I rozsáhlá správní či daňová řízení tak lze rozčlenit do mnoha částí, kde se plynule střídá v činnosti robot se svým lidským kolegou.

Image

Je robot krabicovým řešením?

V žádném případě není. Robot je vždy na míru, ostatně kdybyste RPA software otevřeli, mnoho v něm neuvidíte.

Přestože robot na úřadě v sousedním městě obsluhuje stejné aplikace, jako jsou vaše, vždy je třeba, aby RPA specialista dorazil k Vám a robota „naprogramoval“ ve vybraném RPA softwaru přesně dle reality vašeho úřadu. Dodejme však, že vývoj robota probíhá v řádu dnů či měsíců, nikoli let. Stejně tak změnové požadavky lze zapracovat stejně rychle.

Image

Co cena? A jak roboty soutěžit?

Cena automatizace je vždy složena ze 3 částí: za licenci k robotickému softwaru, za vývoj samotného robota a za podporu.

Vždy požadujte, aby vývoj samotného robota obsahoval i ošetření chybových scénářů. Co to je? Třeba když při zadávání došlé faktury do účetnictví nelze daného dodavatele dohledat. Co se podpory týče, není výjimkou, že ji po čase přebírá samotný úřad, stejně jako vývoj dalších robotů. Soutěžit lze zvlášť cenu licencí a zvlášť vývoj (s podporou). Řada dodavatelů žije z prodejních marží na robotických licencích a dobrý dodavatel vývoje (a podpory) si umí poradit s vícero RPA softwary.

Příklady z praxe

Inspirujte se, v čem roboti pomáhají v obcích, městech a krajích již teď.
Image Image
Třídění dokumentů na podatelně
Caret Right
Tady je robot doslova jako doma. Robot průběžně analyzuje příchozí datové zprávy nebo nascanované dokumenty a dle jejich obsahu (buď pomocí klíčových slov, nebo ještě účinněji - s pomocí AI), je přepošle na příslušné odbory MÚ či rovnou na konkrétní pracovníky. Když mu někdo takovou poštu „hodí na hlavu“, robot se poučí a příští podobný dokument již pošle správně.
Přestupky a pokuty
Caret Right
Roboti pomáhají už při zpracování předprocesní fáze řízení o přestupcích (v zónách placeného stání, fotky z radarů...). Podle obrazových záznamů dohledají podle RZ provozovatele vozidla, připraví příslušnou výzvu a pohlídají, zda hříšník uhradil včas a ve správné výši.
Ještě častěji roboti pomáhají ve fázi vymáhání dlužné pokuty - ověřují adresu a insolvenční rejstřík hříšníka, předávají pohledávku podle jejícho charakteru na celní správu či vymahací agenturu a sbírají informace o tom, co se podařilo vymoci.
Konverze dokumentů na digitální originál
Caret Right
Stačí, aby úředník poslal dokument emailem robotovi a ten provede autorizovanou konverzi dokumentu v Czech Pointu za použití svého vlastního certifikátu. Dokumenty, opatřené doložkou, pak odešle emailem zpět zadavateli.
Agenda místních poplatků
Caret Right
Robot průběžně vytváří či kontroluje seznam platebních výměrů, ověří, zda jsou vyměřené poplatky zaplacené a pokud ne, pošle je k dalšímu zpracování (předá k exekuci apod.)